Obecność hostessy na imprezie firmowej może znacznie poprawić wizerunek firmy, ale tylko wtedy, kiedy określimy, jakie są nasze oczekiwania. Nieporozumienie wynikające z braku wytycznych, tj. ubiór, znajomość języka obcego lub zakresu obowiązków, mogą być powodem, dla którego obecność modelek na evencie będzie mijała się z celem.
Określenie wymagań dotyczących hostessy
Każde wydarzenie firmowe jest zaplanowane w najmniejszych szczegółach. Organizatorzy, którzy dokładają wszelkich starań, aby event spełnił oczekiwania zaproszonych gości, powinni również – przed podpisaniem umowy z agencją hostess – dokładnie określić wytyczne, dotyczące roli przewodniczek planowanego wydarzenia.
Aby uniknąć sytuacji, w której hostessy nie są dostosowane do formatu wydarzenia, warto dostarczyć podstawowe informacje na temat:
- preferowanego ubioru i makijażu – jest to niezwykle istotne, ponieważ brak podstawowej wiedzy na temat ubioru i makijażu, może doprowadzić do nieporozumienia. Modelki, które pojawią się na evencie, posiadają w swojej garderobie różne stroje hostess – bardziej lub mniej formalne – dlatego warto określić swoje wymagania, zanim podpiszemy umowę z agencją;
- znajomości języków obcych – wydarzenia międzynarodowe wymagają, aby zatrudnione hostessy znały (na poziomie komunikatywnym) preferowany przez nas język obcy. Wynajęcie przewodniczek, które posługują się wyłącznie językiem polskim na anglojęzycznym evencie, może skutkować niezadowoleniem ze strony zaproszonych gości;
- wyglądu – agencje hostess oferują swoim Klientom możliwość wyboru odpowiednich modelek, które pojawią się na evencie. Jeśli zależy nam na tym, aby wszystkie były podobnego wzrostu lub miały określony typ urody, należy to zaznaczyć podczas uzgadniania współpracy;
- podstawowych materiałów informacyjnych – najczęstszym błędem organizatorów eventów jest brak dostarczenia materiałów informacyjnych, w których znajdą się podstawowe pojęcia dotyczące tematyki wydarzenia. Jeśli zależy nam, aby zatrudniona hostessa potrafiła udzielić odpowiedzi na ewentualne pytania zaproszonych gości, warto przygotować spis najważniejszych rzeczy, które przydadzą się podczas trwania eventu. Gafa, która może zdarzyć się każdemu, jest zwykle wynikiem niedostatecznej wiedzy na temat produktu lub usługi, którą reklamujemy podczas imprezy;
- oczekiwań – agencje z chęcią dostosowują się do wymagań Klientów, ale pod warunkiem, że zostaną one przedstawione w momencie nawiązywania współpracy. Oczywiście, nie wszystko można obiecać i są rzeczy, których nikt nam nie zagwarantuje, ale jeśli mamy pomysłu lub sugestii dotyczących pracy hostess, warto o nich opowiedzieć w możliwie najbardziej wyczerpujący sposób.
Dostarczenie informacji o wszystkich wymaganiach oraz wytycznych określających strój, fryzurę i makijaż, pozwala agencjom wybrać najlepsze kandydatki, które spełnią nasze oczekiwania i będą wizytówką zorganizowanego eventu.
Wybranie odpowiednich kandydatek przez agencję hostess
Zorganizowanie eventu, który korzystnie wpłynie na funkcjonowanie naszej firmy wymaga czasu oraz dokładności. Podobnie jest ze znalezieniem odpowiednich kandydatek na hostessy.
W przypadku, jeśli nasze wymagania odnośnie hostess są bardzo konkretne oraz nietypowe, musimy pamiętać o tym, aby nie odkładać kontaktu z agencją na ostatnią chwilę. Wybranie hostess, które perfekcyjnie będą posługiwały się językiem chińskim i wyróżniały znajomością kultury wschodniej, może być nierealne, jeśli zgłosimy się do biura modelek dwa tygodnie przed planowanym wydarzeniem.
Nasza agencja hostess z Warszawy dokłada wszelkich starań, aby sprostać wymaganiom Klientów, chętnie zapoznajemy się z kluczowymi aspektami i założeniami dotyczącymi najlepszych kandydatek na hostessy. Jednak aby obie strony były zadowolone ze współpracy, bardzo ważne jest profesjonalne podejście i dokładność w określaniu podstawowych założeń.